Vida móvel na nuvem – anotações diversas

Na série Vida móvel na nuvem, introduzi três ferramentas que considero essenciais. Já falei da primeira, sobre arquivos e imagens. Esta segunda é sobre anotações diversas.

Dados que alguém lhe forneceu em um telefonema. Destaques de um seminário assistido. Uma pesquisa de preços. Indicações de filmes ou livros. Uma receita gostosa e fácil que viu. Histórico do andamento de um requerimento. As dimensões daquele cômodo que você está querendo redecorar. Um rótulo de vinho que apreciou. Prescrição de remédios e dosagens. Dicas sobre fotografar… As possibilidades são infinitas! Nas mais diferentes situações, frequentemente temos informações que queremos ou precisamos anotar, para não esquecer.

Talvez você possa se dar por satisfeito apenas com arquivos na nuvem, pensando: tudo que eu precisar anotar, posso registrar em arquivo. Um texto simples (txt) no Bloco de Notas, um conteúdo formatado em documento Word (docx), registros visuais como foto (arquivo de imagem), até uma listagem mais estruturada em planilha, por exemplo.

Pode até ser. Mas acredito que o ideal é poder criar, organizar e acessar todas as suas anotações de forma integrada e prática, a qualquer momento, utilizando uma única ferramenta. O serviço que escolhi para atender a um amplo conjunto de necessidades e usos é o Evernote.

Criar e editar

Existem diversas formas possíveis de se produzir anotações, bem como facilidades desejáveis e objetivos específicos. Notas podem combinar texto, imagem e áudio. Você pode querer escrever rapidamente um texto, salvar imagens que contém informação útil — e na era da mobilidade, é muito comum utilizar a câmera do celular para isso. Você pode também querer escrever/desenhar diretamente na tela. Pode querer salvar conteúdo de páginas web.

O Evernote permite criar notas em texto, com formatação — estilos de letra (negrito, itálico, sublinhado, tachado, realce colorido, cor, tamanho, fonte) e parágrafo (marcadores, numeração, alinhamento, recuo) –, e incluir recursos como caixas de seleção, tabelas, linhas (separação horizontal), hiperlinks (ligações ou referências a endereços na internet), bem como qualquer arquivo anexo.

O controle caixa de seleção (marcar-desmarcar) pode ser inserido em qualquer lugar da nota, próprio para se criar listas de tarefas/afazeres (to-do). Existem apps especializados para isso, como Any.do, Toodledo ou Wunderlist. Se você tiver forte necessidade de organizar muitos afazeres, pode recorrer a um aplicativo especializado. Mas se precisar inserir em anotações listas de afazeres, pendências ou checklist, em que você possa ir marcando os itens concluídos, o Evernote tem essa facilidade.

Você pode inserir imagens (capturadas ou arquivos previamente existentes) ao longo de uma nota: fotos, capturas de tela e captura de páginas de documentos, funcionando como um scanner de documentos, ou desenhando diretamente em uma tela sensível ao toque (touch-screen). A captura de documentos do Evernote usando a câmera do dispositivo é bastante automática e uma das mais “espertas” que já experimentei, reconhece bordas, planifica perspectivas e corrige iluminação e cor (sombras, brilhos e tons) de forma automática e, na grande maioria dos casos, bem precisa.

Existem apps especializados em digitalização de documentos, até mais avançados: ajuste manual de bordas, perspectiva e cor; digitalizar para PDF e outros formatos. Alguns que gosto muito: Adobe Scan, Microsoft Office Lens, CS CamScanner. Mais uma vez, a vantagem do Evernote é ter recursos de captura muito bons integrados, para quando precisar tomar nota de páginas de documentos — ou slides, quadros etc.

Organizar e acessar

No Evernote cada nota tem seu título e está associada a um “caderno” (você pode mover para outro caderno a qualquer momento), que é a forma oferecida de organização em categorias/assuntos. Além disso, pode-se criar e atribuir a notas múltiplas etiquetas (rótulos, tags), associar uma geolocalização (obtida automaticamente se o dispositivo tiver GPS) e um lembrete de data. Todos esses são atributos que facilitam a organização e a busca por notas.

O Evernote tem ainda um poderoso serviço de OCR (reconhecimento de texto em imagens). Toda imagem (PNG, JPG ou GIF) enviada passa por um reconhecimento e indexação de textos nela contidos, de forma que a busca localiza texto inclusive contido em imagens.

E como estamos falando em vida móvel e na nuvem, o Evernote oferece essa mobilidade armazenando suas notas na nuvem, nos servidores da Evernote, associada a uma conta pessoal que você cria, gratuita (Basic) ou paga (Premium, assinatura R$80/ano). Você pode trabalhar com suas anotações diretamente pela web em qualquer navegador, acessando o site do Evernote, ou instalando aplicativos em seus dispositivos, disponível para Windows, Mac, Android e iOS (iPhone/iPad), além de plug-in de navegadores (Chrome, Firefox, Safari, Opera, IE7) Web Clipper para capturar páginas (ou trechos) de sites.

A conta Basic permite adicionar até 60MB de novos conteúdos/mês, e sincroniza em até 2 dispositivos (por exemplo, um computador e um celular). A assinatura Premium permite nada menos que 10GB de novos uploads/mês, e ainda oferece recursos muito úteis como cadernos off-line (conteúdo acessível sem internet) e pesquisa (indexação) de texto também em anexos PDF e documentos do Office, e sincroniza em todos os dispositivos onde você usar o Evernote.

É possível também compartilhar notas com outras pessoas, por e-mail ou pelo recurso Work Chat, que permite inclusive que vocês conversem sobre a nota.

Manter todas as suas anotações na nuvem (e sincronizar com seus dispositivos) é a grande força de mobilidade do Evernote, mas também gera pontos de atenção. Primeiro, suas notas estarão tão seguras quanto for a segurança provida pela Evernote — que considero boa. E o mais crítico: em computadores desktop (Windows, Mac), as notas ficam sempre mantidas em um repositório local e são sincronizadas em sua conta pela internet, mas em dispositivos móveis, são mantidos apenas os títulos, atributos e um pequeno trecho das notas e o acesso ao conteúdo integral depende de internet, a menos que esteja em cache (acessada recentemente) ou você tenha a assinatura Premium com cadernos mantidos off-line. Considerando que dispositivos móveis em geral tem uma capacidade de armazenamento limitada, considero esta característica muito razoável, principalmente se ao longo do tempo você acumular toneladas de notas incluindo imagens, vídeos e anexos.

Para finalizar

Existem alternativas ao Evernote? Há concorrentes de peso como Microsoft OneNote e Google Keep. O que posso dizer é que considero o Evernote completo o suficiente e tenho estado muito satisfeito com ele; e se você começar a armazenar cada vez mais notas e precisar delas a todo momento, em algum momento deve achar vantajoso atualizar para a assinatura Premium.

Este artigo apresentou minha experiência e impressões sobre trabalhar com anotações na era da mobilidade, sem pretender ser um comparativo (veja referências a seguir) nem exaurir o tema. Espero que tenha sido proveitoso pra você!

Comparativos de ferramentas para anotações

Vida móvel na nuvem – arquivos e imagens

Na série Vida móvel na nuvem, introduzi três ferramentas que considero essenciais. Vamos falar agora da primeira, armazenamento e compartilhamento de arquivos e imagens.

Este tipo de serviço tem como essência a disponibilização de um espaço de armazenamento na internet, vinculada a uma conta protegida por usuário e senha. A partir daí, você pode usar para armazenamento, backup (cópia de segurança) e compartilhamento de arquivos e pastas, incluindo fotos (imagens) e vídeos.

Como falei na introdução, minhas escolhas são Google Drive (integrado ao Google Photos) ou Microsoft OneDrive. As características que descrevo a seguir se aplicam a ambos. Quando há alguma diferença relevante, isto é apontado no texto.

OneDrive, Google Drive, Dropbox
Crédito: Dazeinfo, Google Drive vs Microsoft OneDrive vs Dropbox: Which Cloud Storage Is The Best?, por John Porter, 2016-04-04.

Outros bons serviços similares existentes são Dropbox, Box e Syncplicity. Os dois últimos não são muito populares no Brasil. Todos tem versões individuais (pessoa física) e corporativas (oferecidas a empresas).

Arquivos e pastas

Vida de Suporte: Colocando arquivos na nuvem
Fonte: Vida de Suporte – “Colocando na Nuvem” (humor).

O recurso básico é o uso similar a um “disco virtual” na nuvem, onde se podem armazenar arquivos e pastas em geral.

Em dispositivos móveis (smartphones e tablets), instala-se o aplicativo que permite navegar pelo repositório na nuvem, baixar (download), visualizar arquivos ou abrir em um app específico, enviar arquivos (upload) para o repositório — integrando-se com outros apps em geral a partir do recurso Compartilhar — e configurar sincronização automática de fotos e outros arquivos locais do dispositivo com o repositório na nuvem.

Para integrar seu uso ao computador Windows ou Mac, um aplicativo cria um vínculo entre pastas (à sua escolha) nos discos locais do computador e o disco virtual, fazendo a sincronização bilateral automática e transparente (em segundo plano): arquivos e pastas novos ou atualizados no disco virtual são baixados para o computador e os do computador são enviados para a área de armazenamento. As aplicações do computador acessam as cópias locais dos arquivos e pastas, por isso, uma vez que o arquivo desejado esteja disponível localmente no dispositivo, não deve haver problema de desempenho (velocidade de acesso) ou compatibilidade.

O aplicativo de sincronização tem habilidade de identificar eventuais conflitos de atualização de arquivos ou pastas, isto é, objetos que tenham sido modificados tanto no repositório na nuvem quanto no dispositivo local, desde a última sincronização. Em geral, o aplicativo avisa sobre a existência do conflito, preserva as duas versões modificadas do arquivo e aguarda que o usuário resolva o conflito.

Se um arquivo é excluído no repositório ou no dispositivo local, ele também será excluído na sincronização em todos os dispositivos. Tanto Microsoft OneDrive quanto Google Drive mantêm arquivos excluídos na Lixeira por 30 dias, permitindo que possam ser restaurados dentro desse prazo.

Por manter sincronizadas cópias locais nos dispositivos e no repositório na nuvem, o serviço de disco virtual se presta como uma forma de backup (cópia de segurança). E você ainda tem a opção de desmarcar a sincronização com o dispositivo atual para uma ou mais pastas, contudo mantendo a(s) pasta(s) no repositório na nuvem.

E de qualquer dispositivo, sem a necessidade de instalar o aplicativo de sincronização, você pode acessar o repositório na nuvem por meio de um navegador web: Microsoft OneDrive (onedrive.live.com) ou Google Drive (drive.google.com), entrando com seu usuário e senha. A interface web permite gerenciar os arquivos e pastas do repositório, bem como fazer downloads e uploads.

Outros dois recursos fundamentais e poderosos do armazenamento em nuvem são:

  • A pesquisa textual, tanto no nome de arquivos e pastas quanto no conteúdo de documentos e imagens. Tanto Google Drive quanto OneDrive conseguem pesquisar texto em imagens (OCR) quanto identificar objetos em imagens (por exemplo, você pesquisa “cachorro” e ele traz como resultado imagens que exibem um cachorro.
  • O compartilhamento de arquivos ou pastas inteiras com outros usuários. Você pode compartilhar conteúdo seu e acessar conteúdo que outros compartilharam com você.

Fotos e vídeos

Os serviços incluem opção de salvar automaticamente fotos, vídeos e capturas de tela do dispositivo no repositório na nuvem, suportando grande variedade de formatos de imagem e vídeo. Também imagens e vídeos em mídias/dispositivos removíveis inseridos (como cartões de memória e unidades flash USB / “pendrive”) Isso é excelente tanto como backup de dispositivos móveis e câmeras fotográficas como consolidação de todas suas fotos e vídeos em um repositório unificado.

Existem serviços na nuvem especialmente voltados a imagens, como o tradicional Flickr. Mas os discos virtuais integram o gerenciamento de arquivos de fotos, vídeos e capturas, com a vantagem de organização e pesquisa unificadas. No caso do Google Drive, isso se integra com o serviço Google Photos.

O salvamento automático de imagens e vídeo tem um tratamento diferenciado quanto à sincronização, uma vez copiadas para o repositório. Em geral permitem que você posteriormente possa excluir imagens ou fotos em um dispositivo, mantendo o armazenamento no repositório. Isso faz sentido porque o espaço (tamanho) de armazenamento interno de dispositivos móveis e removíveis costuma ser muito mais limitado que o de um disco de computador, e é comum você necessitar apagar imagens e, principalmente, vídeos para liberar espaço.

Coleções de imagens e fotos podem ser organizadas e compartilhadas em álbuns. Tanto Google Drive/Photos quanto Microsoft OneDrive ainda facilitam essa organização, sugerindo a criação automática de álbuns para sequências de imagens e vídeos que tenham data e horários próximos, o que sugere que representem um evento ou momento específico. O Google ainda vai além, sugerindo também colagens, animações, clipes e efeitos especiais.

Espaço e custo

Ok, tudo parece interessante e maravilhoso, mas quanto espaço posso ter na nuvem? E quanto custa?

São serviços “freemium”, ou seja, oferecem opção gratuita (“free”) individual com um espaço de armazenamento limitado, com a opção de uma subscrição (assinatura, mensal ou anual) paga para mais espaço (e, eventualmente, recursos e suporte “Premium”). Como este serviço ainda está em plena expansão e é competitivo, tendo gigantes como Google e Microsoft, os espaços de armazenamento e os preços podem variar em razão da concorrência e da oferta-demanda. O espaço gratuito do OneDrive, por exemplo, já foi 5GB, 25GB, 7GB, 15GB e voltou para 5GB!

Veja um quadro comparativo, com espaços, preços e condições disponíveis à época deste artigo:

Serviço Plano Gratuito Plano 1+ TB Observações
OneDrive 5 GB R$239/ano ou R$24/mês * Plano 1TB inclui uma licença de Office 365 Personal em 1 computador (PC ou Mac), 1 smartphone e 1 tablet; permite limitar prazo de compartilhamento e manter pastas off-line em dispositivos móveis acessíveis sem internet.
Google One 15 GB 2TB por R$350/ano ou R$35/mês O espaço de armazenamento é compartilhado com mensagens (e anexos) do Gmail e Google Photos com fotos e vídeos na qualidade/resolução original. Se você permitir que o Google compacte fotos e vídeos em alta qualidade para economizar espaço, o armazenamento do Google Photos é ilimitado.
Dropbox 2 a 16 GB US$10/mês Plano 1TB permite acesso a arquivos off-line e exclusão remota de dispositivos. O plano gratuito começa com 2GB, mais 500MB por amigos indicados, até o limite de 16 GB.
Box 10 GB Não tem Plano individual 100GB por US$11.5/mês.
Syncplicity 10 GB Não tem Plano individual 100GB por US$60/ano.

O melhor gratuito, sem dúvida, é o Google Drive. Se você permitir a compactação de fotos e vídeos no Google Photos, condição para o armazenamento ilimitado de imagens, 15 GB do Google One devem ser suficientes para muitos anos de documentos e e-mails do Gmail (desde que não exagere nos anexos). O Google ainda tem larga superioridade nos recursos de busca tanto do Drive quanto do Photos. Por exemplo, o Google Photos permite identificar nominalmente pessoas e depois buscar, por exemplo, todas as fotos onde o Márcio aparece.

Mas se você quer salvar fotos e vídeos na qualidade original (sem alteração/compactação), rapidamente pode consumir dezenas de Gigabytes. Neste caso, os mais vantajosos hoje são os planos Microsoft que incluem OneDrive e Office 365. (*) Além do plano individual (no quadro), existe um plano familiar para até 5 usuários, oferecendo para cada usuário 1TB e Office 365 Home em computador, tablet e smartphone, por R$ 299/ano ou R$29 mês, ou seja, pouco mais caro que o individual. Melhor ainda, em lojas de comércio eletrônico você consegue comprar assinatura anual do pacote Office 365 (Home ou Personal) com o armazenamento no OneDrive por ainda menos! Por exemplo, na época em que escrevi este artigo, na Kalunga estava disponível Office 365 Home (5 usuários) por R$149,00 + frete (da caixa contendo apenas a chave do produto).

[Atualização] Em 28 de agosto de 2018, a Google lançou na América Latina o Google One, um plano de armazenamento com mais opções opções de espaço (de 100GB até 30TB) e possibilidade de compartilhar o plano com até 5 membros da família, similar ao plano familiar Home da Microsoft. As assinaturas do Google Drive foram migradas para o Google One e, pelos mesmos R$35 mensais que eram cobrados por 1TB no Google Drive, o Google One passou a oferecer o dobro de espaço, 2TB.

Segurança

Por último mas não por menos, não poderia deixar de falar sobre segurança. Se pretende manter arquivos pessoais armazenados na internet, é essencial tomar precauções e utilizar recursos de segurança apropriados. Eis algumas dicas:

  • Utilize uma senha forte para sua conta, com tamanho adequado e uso de letras minúsculas, maiúsculas, algarismos e símbolos. E é recomendável trocar a senha no mínimo anualmente. Lembre-se que Microsoft e Google usam contas de usuário universais para os diversos recursos e serviços oferecidos pela respectiva empresa, como login no sistema operacional ou dispositivo móvel, e-mail etc. Protegendo sua senha você estará, de quebra, reforçando a segurança de todos os demais serviços da Microsoft/Google que você também utiliza.
  • Ative os recursos de segurança disponíveis, como verificação em duas etapas (ou autenticação de dois fatores) na conta de usuário (tanto Microsoft quanto Google), PIN (senha numérica) para o acesso ao app em dispositivos móveis (OneDrive), criptografia de arquivos em dispositivos móveis (Google Drive).
  • Para arquivos realmente sensíveis, sugiro criptografar cada um antes de armazenar. Uma dica é o uso do software código aberto Axcrypt. É mais trabalhoso, mas lembre-se que segurança é um equilíbrio entre conveniência e proteção.

Para saber mais

Vida móvel na nuvem – introdução

Atualmente está comum uma pessoa ter dois ou mais desses dispositivos móveis computacionais: laptop/notebook, smartphone e tablet. Mesmo com os — cada vez mais raros — computadores pessoais desktop, há frequente necessidade de mobilidade e compartilhamento entre o computador de casa e o do trabalho (muito além de um simples pendrive), ou entre o desktop e dispositivos móveis. É a era da vida conectada, móvel e em tempo real.

Os serviços e recursos que são nativos da internet, como o e-mail, redes sociais e streaming de áudio/vídeo, por exemplo, já tendem a estar naturalmente acessíveis de qualquer dispositivo.

Mas e quanto a fotos, filmagens, anotações, documentos e informações pessoais, produzidos aos montes e buscados a todo momento e em qualquer lugar? Como preservar, organizar e tornar disponível tudo de forma consolidada? O caminho tende a ser migrar para algumas soluções na nuvem, ou seja, centradas na internet.

O primeiro receio de qualquer um nesse sentido costuma ser do tipo: Mas é a segurança? Manter coisas na internet é seguro? Um hacker em qualquer parte do mundo não poderá invadir minhas informações? Claro que se deve ter cautela e utilizar recursos e práticas de segurança. Mas devolvo questionando outras facetas da situação: As informações no seu dispositivo móvel estão seguras? E se você esquecê-lo, perder ou for furtado/roubado, e se der defeito? Você faz e mantém backup (cópia) atualizado e seguro de tudo que é importante? Qual risco lhe parece mais provável, um extravio/furto/defeito do seu dispositivo móvel ou uma invasão on-line de sua conta?

Se neste ponto você está convencido que vale a pena adotar a nuvem para armazenar e compartilhar informações e conteúdo pessoal, vou sugerir três ferramentas que considero essenciais e complementares:

  • Google Drive + Photos (melhor gratuita) ou Microsoft OneDrive (mais vantajosa paga): armazenamento e backup de arquivos, incluindo fotos e vídeos.
  • Evernote: notas diversas, incluindo listas, digitalizações (capturas de imagem de documentos com a câmera), voz, mão-livre, capturas de páginas web.
  • LastPass: senhas de sites e notas seguras.

As três ferramentas oferecem modelo de serviço “freemium”, isto é, tem opções gratuitas e planos Premium pagos com recursos adicionais. Todas podem ser acessadas e sincronizadas em múltiplos dispositivos conectando em sua conta, seja instalando o aplicativo próprio ou via web em qualquer navegador.

Vou detalhar cada ferramenta em um artigo à parte: