A partir de 1º de janeiro de 2010, todos os cartórios de registro civil do país devem adotar os novos modelos padronizados de certidões de nascimento, casamento e óbito, que foram lançados pela Corregedoria Nacional de Justiça, órgão vinculado ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Desde o lançamento, em abril de 2009, os cartórios tiveram esse tempo para se adaptar às novas regras que darão maior segurança aos documentos, evitando erros e falsificações, e ainda facilitarão a conferência da autenticidade dos registros.
Os novos modelos dos documentos deverão incluir na parte superior o número da matrícula de cada registrador, conforme Cadastro de Cartórios Civis implantado no país em agosto de 2009. Os seis primeiros algarismos da matrícula correspondem ao Código Nacional da Serventia, e permitem a identificação imediata do cartório onde o documento foi emitido. Os demais algarismos trazem informações sobre o acervo, o tipo do livro de registro, o ano em que a certidão foi extraída e o dígito verificador, atestando a autenticidade do documento.
Para ampliar ainda mais a segurança dos documentos, a Corregedoria Nacional de Justiça estabeleceu que eles podem ser emitidos utilizando-se papel de segurança ou papel com detalhes coloridos, gráficos, molduras e brasões. Mas, para evitar imposição de custos adicionais aos cartórios, essa regra não é obrigatória, mas deve ser seguida pelos registradores se houver norma local para isso ou se o papel especial for fornecido sem ônus financeiros para os cartórios.
As certidões emitidas até 31 de dezembro de 2009 não precisam ser substituídas e permanecerão válidas por prazo indeterminado.
A adaptação às novas regras não vai acarretar nenhum gasto adicional para os cartórios. Basta ter um computador para gerar a matrícula do registro. O Portal do CNJ ( www.cnj.jus.br ) deverá dispor de um sistema on-line que permitirá, a partir da digitação da matrícula da nova certidão, a verificação da autenticidade dos documentos. O sistema poderá ser acessado por qualquer órgão público ou cidadão gratuitamente.