A essência do gerenciamento de projetos

O arquiteto, urbanista e professor Lúcio Costa (1902-1998), pioneiro da arquitetura modernista no Brasil, ficou conhecido mundialmente pelo projeto do Plano Piloto de Brasília. Contudo, cito o ilustre brasileiro em uma frase atribuída a ele, que para mim resume a razão de ser do gerenciamento de projetos:

“A única coisa do planejamento é que as coisas nunca ocorrem como foram planejadas.”

— Lúcio Costa

É consenso cada vez mais difundido que sem planejamento e sem monitoramento vem o descontrole. Empreitadas importantes e/ou grandes estão fadadas ao fracasso se não houver, além da execução em si, planejamento (antes) e controle (durante). Planejamento, execução, monitoramento e controle são elementos essenciais do gerenciamento de projetos.

Mas por que o gerenciamento de projetos, o planejamento e o controle são realmente necessários, e não apenas fazer-se o que precisa ser feito (a execução)? É exatamente porque, como bem disse Lúcio Costa, as coisas nunca ocorrem como foram planejadas. A vida, as pessoas, a sociedade, o mercado, o ambiente são cheios de incertezas e imprevistos, falhas e mudanças.

É possível saber exatamente quanto tempo cada pessoa tem de vida? Quando ficará doente? Quando conhecerá um grande amor? Quando mudará de emprego? Não. E quando choverá? E a chuva causará algum prejuízo? Quando será a próxima recessão econômica? E a próxima onda de prosperidade? Quando a bolsa de valores vai subir ou descer?

Além disso, pessoas são subjetivas, manhosas e — verdade seja dita — imperfeitas. E únicas: cada um tem sua personalidade, suas qualidades, defeitos, forças, fraquezas, crenças, medos, interesses, objetivos. Pessoas mudam de ideia, de opinião, de expectativa, até de humor, a todo momento.

Isso sem falar nos desafios da comunicação. A transmissão de ideias, conhecimentos e informações com clareza, precisão e objetividade é uma arte. Veja a grande lição que traz a brincadeira do “telefone sem fio”. Passe uma simples frase por diversas pessoas e veja como ela pode se distorcer rapidamente.

Uma pessoa pode pensar uma coisa, falar outra e ainda ser compreendida de uma terceira forma diferente. Já viu aquela famosa tirinha de humor sobre as idiossincrasias de comunicação no desenvolvimento de software?

“A comunicação não é aquilo que falamos. A comunicação
é aquilo que é percebido, aquilo que é decodificado pelas outras pessoas”.

— Reinaldo Passadori

Se não houver planejamento e controle, os riscos e incertezas, os eventos imprevistos e as falhas vão ocorrendo a cada dia, levando ao gradativo desvio de rota e ao insucesso. E a correta percepção do seu andamento e sucesso pelas partes interessadas (patrocinador, cliente, usuário etc.) depende muito de uma comunicação eficaz.

Gerenciamento de projetos existe para traçar, divulgar, monitorar e corrigir a rota dos projetos, tratando questões, riscos, incertezas, imprevistos, falhas e mudanças que surgem, sempre mantendo as partes interessadas informadas e gerenciando suas expectativas, de forma a garantir que cada projeto (uma tarefa ou empreitada a realizar) seja cumprido e atinja seu objetivo com sucesso, gerando valor e satisfação.

Para saber mais:

• PMBOK e Gerenciamento de Projetos, por Márcio d’Ávila.
• Referências sobre gestão de projetos e processos, estratégia e governança.